Persoonlijk Leiderschap
start 25 september 2019

De budgetparadox

Cock Raaijmakers, 13 december 2019

 

Vraag

Heb jij je weleens afgevraagd hoe men jou als budgethouder nu eigenlijk afrekent? Ik neem aan dat ik me met deze vraag richt tot degenen die bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het plan tot bij- en nascholing, tot de coördinator van de buitenschoolse activiteiten, tot de leidinggevende belast met de uitvoering van de beleidsmatige onderwijsinnovatie.

 Budgetten en de financiële afrekening

In de praktijk vormen budgetten de aanjager om een bredere groep leiders of coördinatoren medeverantwoordelijk te maken voor de beleidsvertaling binnen de schoolorganisatie. Ik richt me hier in eerste instantie op de financiële afrekening. Tussentijds en aan het einde van een afgesproken periode, bijvoorbeeld een schooljaar, vindt de afrekening plaats. De budgethouder die zich keurig aan de financiële taakstelling heeft gehouden, verdient lof. Wanneer de boekhoudkundige uitdraai echter aantoont dat de bestedingen de toebedeelde ruimte overtreffen, ontstaat twijfel over het financieel bewustzijn of vermoeden we zelfs verspilzucht.

Financiën en beleidsuitvoering

Is er verspilzucht in het geding bij het geconstateerde tekort? En mogen we aannemen dat de discipline in het geval van een overschot, als er minder is uitgegeven dan begroot, aanwezig is geweest? Het tegendeel blijkt doorgaans waar. Bij een nadere blik wijzen juist overschotten op een gebrek aan initiatief, een lethargische taakopvatting. Tekorten blijken juist het gevolg van ambitie en creativiteit. Deze constatering kunnen we ‘de budgetparadox’ noemen.

Wanneer geen planning of omschreven taakstelling de grondslag vormt voor het toebedeelde budget is het geld feitelijk als lumpsum beschikbaar gesteld. Het is dan verleidelijk de financiële rapportage de aanjager te maken van de evaluatie en daarover zelfs financiële technici te laten rapporteren. Het beleidsinhoudelijke oordeel over het budgetresultaat c.q. de budgethouder zal onmogelijk blijken.

 Het omgaan met de budgetparadox

Hoe valt op een bevredigende wijze een antwoord te vinden op de vragen rond de budgetparadox? Het antwoord ligt in de keuze, naast te beschrijven taakstellingen of doelen, uitspraken te doen over de noodzakelijke activiteiten. Dit vraagt geen gecompliceerd financieel inzicht, maar handigheidjes of trucs die voor iedereen zijn te leren.

Voorbeelden van in dit kader te beantwoorden vragen zijn:

  1. Hoeveel uren zijn nodig of staan we toe voor het verrichten van de activiteit?
  2. Zijn noodzakelijke inventarisstukken aanwezig of moeten deze worden aangeschaft?
  3. Wat is de prijs van een scholings- of studiedag? Hoeveel dagen zijn nodig?
  4. Hoeveel tijd is nodig om een afleverende school te bezoeken?
  5. Valt het toezicht onder de reguliere directietaak of moeten we extra uren rekenen?

Op deze manier pel je een beleidsplan af in herkenbare brokjes. Een duidelijk beeld van de financiën begint paradoxaal genoeg juist met het beeld van noodzakelijke activiteiten. Het zal in tweede instantie de koppeling van de financiële analyse aan de beleidsevaluatie vergemakkelijken.

Tenslotte: oefening baart kunst; zelfs bij de financiën. Zinvol om dit bij de module ‘strategische bedrijfsvoering’ eens te komen oefenen.

 Voorbeeld van een calculatiemodel

Calculatiemodel Cock Raaijmakers

 

Cock Raaijmakers, docent NSO-CNA Leiderschapsacademie

Cock Raaijmakers

docent NSO-CNA, Strategische Bedrijfsvoering

Deel dit bericht

Reageer op dit artikel

avatar
  Abonneer  
Abonneren op