Een nieuw teamlid in ons team: ‘willen wij je er wel bij?’
Ik maak deel uit van een doorlopende opleidingsgroep over systeemgericht werken in groepen. In het begin van het nieuwe seizoen kwamen er een paar nieuwe deelnemers bij in de groep. Ik was verrast door de sterke afweer die ik had naar deze nieuwe mensen. Er kwam bij mij een neiging op om de ‘nieuwen’ erbuiten te houden: ik richte mij sterk op de mensen die al langer in de groep zaten en negeerde de ‘nieuwen’. Deze weerstand had niets te maken met de betreffende personen. Het waren aardige mensen hoor, die ‘nieuwen’. Ik had alleen geen zin om weer opnieuw te beginnen. Ik voelde me thuis in de groep zoals die was en vond die ‘nieuwen’ wel spannend. Hoe zouden zij reageren op wat wij al zo gewoon vonden? Bij meer groepsleden kwamen sociale defensies1 op. Dat zijn afweerende reacties die we inzetten in beginnende groepen om de spanning van het zijn in die nieuwe groep te reguleren. Als deze defensies opspelen zie je dat mensen gaan praten in de ‘je- vorm’, niet meer zeggen wat ze denken, veel woorden nodig hebben, de kat uit de boom kijken of juist heel aanwezig gaan zijn.
Vaak zijn we onszelf niet zo bewust van de sterke krachten die spelen bij de komst van nieuwe teamleden. ‘Het is toch juist leuk als er nieuwe mensen bij komen!’ Maar ondertussen lopen we het risico dat we deze krachten onbewust uitleven. Als teamcoach en –trainer heb ik regelmatig gezien welke impact een teamwijziging heeft op de samenwerking in het team en hoe belangrijk het is daar aandacht aan te besteden. Daarover gaat deze blog.
Teamwisseling: een nieuw teamlid
Teams wijzigen regelmatig van samenstelling. Zeker bij teams die al wat langer goed samenwerken, heeft wisseling van samenstelling veel effect op de samenwerking en resultaatgerichtheid van het team. Wisselingen vragen om aandacht van de teamleider en de -leden. Ook als de wijziging helemaal te begrijpen is en mensen zich verheugen op het nieuwe lid dat toetreedt. Door de wisseling in het team gaat de psychologische veiligheid in het team omlaag en die veiligheid is nodig voor een eerlijke, uitdagende, en op samenwerken gerichte werkomgeving,2
In teams nemen de leden er vaak onvoldoende tijd voor om bij die teamwisseling stil te staan. Het team zit er niet op te wachten om eerst weer een stapje terug te doen. Maar bij een wijziging in je team begin je wel degelijk weer bij het begin. En niet alleen het nieuwe lid, dit geldt voor iedereen.
Normaliseren
Het is normaal dat er rond vertrek en komst van teamleden allerlei tegenstrijdige gevoelens, beelden en (niet getoetste) verwachtingen leven bij teamleden. Het is even slikken. Heb je net met elkaar een manier gevonden om samen te werken, durf je net iets meer van jezelf te laten zien in het team, komt er iemand bij. Mogelijk kijkt die ‘nieuwe’ toch net even anders naar de onderwerpen waar het in het team over gaat. Misschien krijgt die ‘nieuwe’ een betere band met jouw favoriete collega’s. En dan is er dat stemmetje in ons achterhoofd dat het maar vreemd vindt dat je het lastig vindt dat er iemand bij komt. Ook dat hoort er gewoon bij.
Wat ik vaak zie bij het begeleiden van teams is dat teamleden niet zo makkelijk over deze dubbelzinnige gevoelens in gesprek gaan en deze liever negeren. Dan hoor ik mensen met veel overtuiging zeggen ‘dat het echt heel leuk is dat hij erbij is gekomen’. Alsof ze zichzelf wat moed in praten. En ja, het kan ook leuk zijn, maar er is altijd een andere kant. Door deze gevoelens te normaliseren en uit te spreken naar elkaar worden ze erkend en dat is meestal al genoeg om er anders mee om te gaan. Dan kun je bijvoorbeeld in gesprek gaan over wat jij en het team nodig hebben om de nieuwe mensen echt welkom te heten. Vaak blijkt dan dat ook nog beter afscheid genomen kan worden van degenen die het team hebben verlaten (als dat speelt).
Begin bij het begin
Hoe ga je hier mee om als team en teamleider? Mijn advies is om eerst ruim aandacht te besteden aan het afscheid van de vertrekkende teamleden met vragen als ‘wat hebben de vertrekkende leden bijgedragen?’, ‘wat verdwijnt er met hun vertrek en hoe is het nu ze er niet meer zijn?’ Goede aandacht voor vertrekkers doet ook veel met de mensen die blijven. Zien dat mensen die weggaan gewaardeerd worden, motiveert de blijvers. Want hoe zou het zijn om te werken in een team dat niet goed afscheid neemt? Wat zegt dat over jouw toekomstig afscheid?
En dan: begin met de nieuwe leden weer bij het begin! Neem tijd om nieuwe leden welkom te heten en mee te nemen in de doelen van en verbinding in het team. Benoem met elkaar waar de nieuwe mensen bij zijn hoe het is dat er nieuwe mensen bij komen. Wat daar leuk aan is, maar ook wat daar niet leuk of spannend aan is. Erken en normaliseer dat nieuwe mensen deze dubbelzinnige gevoelens op kunnen roepen. Vertel nieuwe leden iets over hoe het was in het team, wat de blijvende leden hebben bijgedragen, waar ze trots op zijn en hoe ze naar de toekomst kijken. Vraag de nieuwe leden naar hun beeld van het team, wat ze waarderen, wat ze nodig hebben om deel te worden van het team en wat zij kunnen brengen en belangrijk vinden. En sta opnieuw stil bij vragen als: wat zijn onze doelen, wat verbindt ons en hoe werken wij samen? Op deze manier bouw je als team de psychologische veiligheid weer op.
De teamleider
Een teamleider heeft in deze de opdracht om dit proces te begeleiden. De teamleider kan ervoor zorgen dat de leden niet direct verdwijnen in de inhoud. En ook al roept iedereen dat we vooral snel verder moeten, heb je hier als teamleider de rol om tegen de stroom in te vertragen. Omdat jij weet dat dit soort gevoelens en krachten wel degelijk spelen. Juist ook in jouw fantastische team. Het is aan jou!
Een nieuw teamlid is echt niet altijd leuk
Het is zoals het is! Wisseling in teamsamenstelling en de mogelijke vertraging die dat geeft, is echt niet altijd leuk. In de opleiding Stuurkunst besteden we veel aandacht aan dit soort ‘normale’ sociale processen in teams en hoe je daar mee kunt werken. De fasen van teamontwikkeling worden gebruikt om vanuit de teamfase te kunnen begrijpen wat het effect is van gebeurtenissen in en om het team en te bepalen welke interventies je als teamleider wanneer kunt doen. Het systeemgericht werken helpt de deelnemers om te leren zien wat er speelt in een groep als geheel en welke interventies je hebt te doen om een lerend systeem te bouwen.
- Agazarian Y.M. (2018). Systems-centered therapy for groups. Routledge
- Edmondson, A.C (2019). The fearless organization. Wiley.
Directeur NSO-CNA Leiderschapsacademie