Hans Slotboom en Heidi Rutten
Projectmanagement in de School

Hoe je projecten succesvol maakt.

Was jij betrokken bij projecten in jouw school? Leidden die tot de gewenste kwaliteitsverbetering? Of sta je als projectleider voor een nieuw project? Hoe kun je dat (déze keer) werkend krijgen?

Veel onderwijsprojecten mislukken. Maar waarom? En wat zijn dan de ingrediënten voor een geslaagd project? Dat ontdek je tijdens de opleiding Projectmanagement in de School, terwijl je werkt aan een eigen project.

Hans Slotboom en Heidi Rutten volgden de opleiding al. Hans heeft al jaren een masterdiploma, en had te maken met meerdere projecten op zijn school. Heidi had minder ervaring, maar stond onlangs voor haar eerste grote project. Hoe hielp de opleiding om hun project succesvol(ler) te maken?

Hoe ging jullie school tot nu toe met projecten om?

Hans: “We dachten er te makkelijk over. Deden te veel op gevoel. We misten de kennis om ze op een goede, doordachte manier aan te vliegen en in te zetten.

Steeds kwamen we dan onderweg ‘showstoppers’ tegen. Dingen die we hadden kunnen voorzien, als we van tevoren beter nagedacht hadden. Dan kwam ik er bijvoorbeeld achter dat de Excel-vaardigheden in een groepje niet toereikend waren. Het kostte vervolgens veel tijd om ze die zich eigen te laten maken. Dan loopt de planning natuurlijk flinke vertraging op.

Zo’n ondoordachte aanpak doet gewoon geen recht aan het complexe proces dat een project behelst. We waren veel te veel gefocust op de inhoud. Dat is een bekende valkuil in het onderwijs.”

Heidi: “Daar ben ik het mee eens. Dankzij de opleiding besefte ik pas wat er allemaal bij een project komt kijken. Het is veel ingewikkelder dan ik vooraf dacht. Mijn projectplan was in beginsel dan ook veel te simplistisch. Een project gaat veel verder dan de inhoud, verder dan de doelen die je stelt en de planning die je maakt.”

Welke inzichten gaf de opleiding jullie over wat projecten succesvol maakt?

Heidi: “Een goede projectleider is cruciaal. Daarom is inzicht in jezelf krijgen ook een belangrijk onderdeel van de opleiding. Dat is ook confronterend: ik ontdekte dat ik nog veel te leren heb.

Ik vind het bijvoorbeeld lastig om de controle uit handen te geven. Zeker bij een project als dit, waarbij ik direct betrokken ben. Maar je hebt een heel team nodig: iedereen kan waardevol bijdragen aan het projectsucces. Daarvoor hebben ze wel ruimte en vertrouwen nodig. En moet ik ook goed naar hén luisteren.

Maar het zijn wel mensen die allemaal anders denken en doen. Je hebt te maken met hoe mensen gewend zijn te werken. De cultuur van je school. En allerlei belangen die spelen. Daardoor is verandering altijd moeilijk. Daar moet je goed oog voor hebben.”

Hans: “Precies! Je hebt dus als projectleider de juiste kwaliteiten nodig. Vervolgens moet je het juiste team samenstellen en gevoelig zijn voor het systeem van je school. Die zaken zijn minstens net zo belangrijk als de inhoud. Zo kun je een project draaien rustig een ambacht noemen. En dus niet iets wat je er ‘even’ naast doet.”

Tijdens de opleiding werk je aan een project van je school. Welk project kozen jullie?

Hans: “Mijn project gaat over de vakkenpakketkeuze in 4 vwo. Wij lopen ertegenaan dat er te veel pakketcombinaties zijn. Dat levert problemen op. Enerzijds is het duur. Anderzijds – en belangrijker nog – het is organisatorisch heel ingewikkeld.

We krijgen de roosters uiteindelijk wel rond, maar niet zonder gaten. Wat betekent dat de leerlingen veel tussenuren en lange schooldagen hebben. Dat beïnvloedt hun motivatie negatief.

Dus het doel van het project is om de keuze aan allerlei exotische vakkenpakketten in te perken, en de roosters voor leerlingen te verbeteren.”

Heidi: “Mijn project heet ‘Hoe gaat de examencommissie van zorgen naar borgen?’. Het uiteindelijke doel is de kwaliteit van onze examinering verhogen. Nu lukt dat niet, omdat veel taken niet bij de juiste mensen liggen.

Het eerste doel van het project is dus dat de juiste taken bij de juiste rollen komen te liggen. Als dat eenmaal is gebeurd, kunnen de examencommissie en het onderwijsteam zich samen verder ontwikkelen. Zodat we de kwaliteit van examinering goed in kaart kunnen brengen. Waaruit we vervolgens speerpunten halen om die kwaliteit te verhogen.”

Hoe droeg de opleiding bij aan het succes van jullie projecten?

Heidi: “Zonder Projectmanagement in de School waren we nooit toegekomen aan de kwaliteitsverbetering van onze examinering. Dan deden we volgend jaar nog steeds al die taken die niet bij ons horen. Dus het is heel goed geweest dat ik hieraan ben begonnen.

Met dank ook aan de docenten. Want ik was zeker in het begin overweldigd. Ik dacht: ‘Moet ik dát allemaal gaan doen bij een project?’ Als ik dat vaker moet doen…mijn God! Een project is ingewikkeld en kost veel tijd om het goed te doen. De docent begeleidde me heel goed daarbij, zodat ik er rust in kreeg.”

Hans: “We pakken het nu veel doordachter aan. Dat begint al bij de teamsamenstelling: welke mensen weten en vinden iets van het onderwerp? Wie bezitten de juiste kwaliteiten en vaardigheden?

Daardoor zitten er in het team ook mensen met botsende belangen. Zoals de decaan, die de keuzes van leerlingen juist helemaal níet wil inperken, wat juist het doel is.

En docenten wiens baanzekerheid op de tocht kan komen te staan als het project slaagt. Want als bepaalde combinaties van vakken verdwijnen, zijn er misschien ook minder docenten nodig.

Juist daarom is het belangrijk om ook hen te betrekken. Al is het maar om draagvlak te creëren voor impopulaire beslissingen.”

Klinkt alsof je als projectleider een hoop ballen hoog te houden hebt

Hans: “Het succes van je project is gewoon erg systeemafhankelijk. En dat systeem is in iedere school anders. Dus je moet goed snappen hoe dat bij jou in elkaar zit, voordat je tot een succesvol project komt.

Kijk, er zijn managementbibliotheken volgeschreven over projectmanagement. Maar dat zijn slechts blauwdrukken, die je niet zonder meer over je bestaande organisatie heen kunt leggen.

Want iedere organisatie heeft een eigen onderstroom. Een eigen verleden. Bepaalde menstypes met allerlei belangen. Als projectleider moet je dat systeem kennen, en daarmee zien te dealen. De opleiding Projectmanagement in de School geeft je daar hele goede handvatten voor.”

Herken je de worstelingen van Hans en Heidi uit je eigen praktijk? Komen soortgelijke projecten bij jullie vaak niet goed van de grond, en vallen de resultaten tegen?

Schrijf je dan in voor Projectmanagement in de School. We starten weer op <datum>.

Karin Lentz
Projectmanagement in de school

Waarom wilde je de opleiding ‘Projectmanagement in de school gericht op Kwaliteitsverbetering’ volgen?

“Een van mijn collega’s had net een opleiding bij NSO-CNA afgerond. Zij was enthousiast over de kwaliteit ervan.

Ze vertelde ook over de opleiding Projectmanagement in de school gericht op Kwaliteitsverbetering. Deze was voor mij en een andere collega ideaal, ook met het oog op naderende inspectiebezoeken.

Daarnaast ben ik zelf auditor bij mbo-scholen en andere VAVO’s. De kennis zou ik ook daarbij goed kunnen gebruiken, leek me.”

Wat vond je van de opleiding?

“Heel interessant. Met name wanneer het ging over het leiderschap dat je nodig hebt bij dit soort processen.

Concreet bedoel ik daarmee: hoe je zelf in het proces staat, wat het met je doet en wat je veroorzaakt bij anderen. Want daarmee maak je het verschil. Dan kom je er ook achter of datgene wat je wilt verbeteren, wel echt op te lossen is met een project.

Daar kwam ik achter bij het project dat ik als praktijkopdracht tijdens de module op mijn school uitvoerde. Ik had een plan bedacht om collegiale consultatie in de organisatie te brengen. Maar dat plan werkte niet. Wat ik wilde, bleek helemaal niet projectmatig op te lossen.

Voor mij was dat de grote winst van deze opleiding: het inzicht dat ik te snel van start gegaan was. Dat ik meer tijd had moeten nemen om te onderzoeken wat het probleem precies was, en wat dan de oplossing zou kunnen zijn.

Dit besef werkt nu door in onze organisatie. Namelijk dat om collegiale consultatie te bevorderen, het belangrijk is om te faciliteren, te stimuleren en ervoor open te staan voor wanneer dingen niet goed gaan. En dat je als MT dit ook deelt. Evenals waar je mee bezig bent. Zo geef je zelf het goede voorbeeld. Dat draagt meer bij aan verandering en een lerende organisatie dan wanneer je denkt: ‘Ik leg het bij de docenten neer, dan gaat het wel.”

Wat moeten anderen nog meer weten over deze opleiding?

“Dat je het huiswerk niet moet onderschatten! Er zijn slechts 5 bijeenkomsten. Maar ik realiseerde me van tevoren niet dat ik er buiten die dagen zo druk mee bezig zou zijn. Dat ik bijvoorbeeld een projectplan moest schrijven en dat vervolgens uitvoeren in mijn eigen school. Én dat er een forse toets aan vastzit.

Achteraf ben ik er blij mee; juist door al dat werk heb ik er zo veel aan gehad. Maar dat ging soms al vloekend en tierend, haha!

Daarnaast: je zult ontdekken dat de praktijk weerbarstiger is dan je denkt. Niet alleen ik, meerderen liep ertegenaan dat je met een prachtig projectplan niet altijd bereikt wat je voor ogen had.”

Zou je Projectmanagement in de school gericht op Kwaliteitsverbetering aanbevelen bij anderen?

“Ja, maar weet dus dat je er tijd in moet steken!

Je leert projectmatig werken, maar ook wanneer je dat juist níet moet doen. Evenals welke andere manieren er zijn om veranderingen in je organisatie tot stand te brengen.

In mijn geval leverde het project dat ik bedacht heb, dus zeker iets op. Alleen niet wat ik dacht. Bij nieuwe projecten neem ik nu de tijd om de vraag goed helder te krijgen. En of datgene wat we bedenken daar wel de oplossing voor is. Bezint, eer ge begint!”

Bas Wilmer
Projectmanagement in de school

Bas Wilmer is binnen zijn scholengemeenschap medeverantwoordelijk voor kwaliteitszorg- en cultuur. Daar wilde hij – samen met een collega – meer handvatten voor. Die vond hij uiteindelijk bij NSO-CNA, maar anders dan hij verwachtte…

Waarom koos je voor ‘Projectmanagement in de school gericht op kwaliteitsverbetering’ bij NSO-CNA?

“Mijn collega en ik brachten verschillende aanbieders in kaart. Uiteindelijk werd het NSO-CNA omdat de academie goed aangeschreven staat. Bovendien beviel de beschrijving van de opleiding:

Het leek alsof er echt ingezet werd op kwaliteitszorg. Dat we een stevige theoretische achtergrond zouden krijgen om beter beslagen ten ijs te komen. En dat we zouden leren hoe we die theorie inbedden in de school. Anders gezegd: dat we het ‘kunstje’ zouden leren.

Die combinatie deed ons besluiten Projectmanagement in de school gericht op kwaliteitsverbetering bij NSO-CNA te volgen.”

Hoe beviel de opleiding?

“Erg goed. Maar de verwachtingen die van tevoren bij mij gewekt waren, kwamen niet uit. De opleiding was heel anders dan ik me had voorgesteld.

De insteek was bijvoorbeeld veel zachter. Zo werd een groot gedeelte van de bijeenkomsten besteed aan intervisie. Het theoretische deel was juist veel kleiner dan ik had gedacht.

Achteraf was dat een positieve verrassing. Want de module heeft me meer gebracht dan ik vooraf had ingeschat.”

Wat was voor jou de meerwaarde van de opleiding?

“Ik ben me veel bewuster geworden van mijn eigen handelen en stijl van leiding geven. En ik ontdekte hoe belangrijk die zijn voor de kwaliteitscultuur van de school. Dat heeft me echt aan het denken gezet. En daar heb ik veel van geleerd.

Een belangrijk onderdeel van de module is bijvoorbeeld dat iedereen een project opzet en uitvoert in zijn of haar school. Bij zo’n project neem ik normaal altijd erg het voortouw. Het effect daarvan is dat anderen achterover gaan leunen.

Wat blijkt? Als je meer op het proces stuurt in plaats van de inhoud, activeer je anderen. Dan maak je ze medeverantwoordelijk en gaan ze gemotiveerd zelf aan de slag. Het was voor mij heel oncomfortabel om het zo aan te pakken. Maar het werkt wél.

Zo creëer je een kwaliteitscultuur waarin iedereen verantwoordelijk is. Van de koffiejuffrouw tot de directeur.”

Zou je Projectmanagement in de school aanbevelen bij anderen?

“Ja. Maar daarbij zou ik wel hun verwachtingen beter managen dan bij mij het geval was.

Zoals gezegd: achteraf was ik blij dat het veel meer ging over het opzetten van een kwaliteitscultuur. En dat mijn eigen leiderschapsstijl onder de loep genomen werd.

Tegelijkertijd miste ik wat theoretische diepgang. We kregen wel een boekenlijst, maar zijn daar tijdens de bijeenkomsten niet echt op ingegaan.

Al met al: de inhoud zorgde bij mij voor vele eye-openers. En is goed bruikbaar in de praktijk. Bij veel onderdelen viel bij mij direct een kwartje. Wanneer ik dat vervolgens toepaste, zag ik daar direct het effect van.”