Evaluatie van het voorbereidingsproces van de fusie

Erik Visser, november 2016

Op 1 januari 2017 gaan twee locaties van het IJsselcollege samen in een nieuw gebouw. Om dit te realiseren hebben in de voorbereidingsfase teams van beide locaties intensief met elkaar samengewerkt in werkgroepen. Feitelijk is er sprake van een fusie van twee locaties van dezelfde school met twee verschillende karakters.

Het succes van een veranderproces of innovatie, hier de fusie, wordt in hoge mate bepaald door de kwaliteit van de voorbereidende fase. In dit geval de opstart, het initiatieproces en de voorbereiding van de implementatie. Doel van dit onderzoek is inzicht verwerven in de manier waarop het IJsselcollege invulling heeft gegeven aan deze voorbereidende fase. Dat gebeurt door te evalueren wat de werkgroepleden van de verschillende werkgroepen hebben geleerd en welke bevorderende en belemmerende factoren er door hen zijn ervaren tijdens het samenwerken in de voorbereidingsfase. De verworven inzichten kunnen gebruikt worden om de implementatiefase zo effectief mogelijk te laten zijn.

Onderzoeksvragen

Er zijn twee onderzoeksvragen opgesteld.

Hoofdvraag 1: wat is er geleerd door de werkgroepleden tijdens het samenwerken in de werkgroep toen ze bezig waren aan hun opdracht ter voorbereiding van de fusie?

Hoofdvraag 2: wat zijn bevorderende en belemmerende factoren geweest tijdens de samenwerking aan de opdrachten ten behoeve van de voorbereiding op de fusie?

Aanbevelingen

De in dit onderzoek gevonden antwoorden en conclusies leiden tot een zevental aanbevelingen. Deze aanbevelingen zouden kunnen bijdragen aan een effectief verloop van de implementatiefase

Met betrokkenen in gesprek gaan over de manier waarop de implementatiefase als proces ingericht gaat worden, met aandacht voor de gemaakte keuze van een organisch proces.
Aan de start van de implementatiefase de werkgroepen faciliteren met een coach die ingaat op het groepsproces binnen de werkgroep en de interactie tussen de werkgroepen. Daarnaast kan met de groep worden onderzocht hoe de leden efficiënter kunnen samenwerken, hoewel niet iedereen altijd aanwezig zal kunnen zijn of voldoende tijd kan vrijmaken.
Gedurende het implementatietraject coaches inschakelen die het onderwerp ‘elkaar aanspreken’ regelmatig onderwerp van gesprek maken binnen de werkgroepen en die tevens regelmatig reflectiemomenten inrichten.
Onderzoeken of er meer tijd en ruimte vrijgemaakt kan worden voor betrokkenen. Wanneer dit niet mogelijk blijkt te zijn, moet er meer aandacht komen voor het gevoel van een niet evenredige werkdruk. Ook hier kunnen coaches een rol spelen.
De werkgroepen die de implementatiefase gaan uitvoeren wederom zo divers mogelijk samenstellen.
Ga door met het inzetten van de kernkwaliteit ‘het geven van vertrouwen’.
Het lijkt erop dat de organisatie te weinig duidelijk heeft kunnen maken dat de groepsleden er goed aan gedaan hebben om kennis buiten de werkgroepen te zoeken. Terwijl dat iets is om als organisatie te blijven stimuleren. Blijf collega’s de mogelijkheid geven en moedig het aan om ontbrekende kennis elders te halen. De manier waarop is verstandig te onderzoeken. Ook hier kan het helpen om met elkaar in gesprek te gaan.

Lees meer in de meesterproef. Klik hier om deze te downloaden.